Удаленная работа отличается от работы в офисе по следующим основным параметрам:

• Дисциплина
• Планы и отчетность
• Точности и полноты коммуникаций

Эта политика объясняет как:

• Соблюдать дисциплину в условиях, когда начальник не видит работу
• Планировать свою и чужую работу и контролировать ее ход
• Правильно и точно формулировать факты и делать выводы

Цель этой политики — сохранить необходимый уровень доверия при переходе на удаленную работу. Под доверием подразумевается уверенность руководства в том, что ответственные за работы будут действовать заранее известным и/или согласованным образом.

Соблюдение дисциплины

Правила совместной работы

Правила самоорганизации

Борьба с ленью и отвлечениями

Планирование и контроль работы

Циклы планирования

Циклы контроля

Обработка отклонений от планов

Структурированное общение

Правила формулирования фактов и построения аргументации

Правила проведения совещаний

Правила постановки задач

Соблюдение дисциплины

При переходе на удаленную работу неизбежно снижается частота общения, контроля, нельзя просто подойти и уточнить задачу и приоритеты. Поэтому в удаленной работе приходится больше полагаться на соблюдение правил.

Правила совместной работы

Самое главное, что надо понимать — другие не видят того, что видите вы. Поэтому при удаленной работе необходимо всегда давать контекст вашей ситуации.

Бывает общение ситуативное и целенаправленное. Ситуативное общение подразумевает быстрое решение какого-то конкретного вопроса и не требует планирования.

В начале любого не ситуативного общения используйте формулу общения “контекст — общая задача — конкретная задача — план — контроль плана”. И тот кто ставит задачу и тот кто ее исполняет должны одинаково понимать какой должен быть результат работы, когда и почему он нужен.

Так как руководитель при удаленной работе не видит обстановки, то его ситуационная осведомленность снижается. Первоочередная задача любого исполнителя — повышать эту ситуационную осведомленность и рассказывать, что происходит. Для этого необходимо регулярное и структурированное общение несколько раз в день, соблюдение договоренностей, своевременное оповещение о проблемах с выполнением планов и письменное оформление ключевых событий — встреч, задач, результатов.

Руководитель должен обеспечить однозначную постановку выполнимой задачи, исполнитель должен подготовить и исполнить план ее выполнения, оповещать об отклонениях.

Так как есть много “горизонтальной” работы, то вам потребуются контакты участников ваших рабочих групп, других руководителей, контрагентов. Составьте список людей, чьи контакты вам нужны и соберите их в начале удаленной работы. Позвоните и напишите им прямо сейчас, убедитесь, что канал связи работает. Когда будет что-то срочно нужно, времени на уточнение контактных данных уже не будет.

Установите обязательные часы вашей доступности, когда с вами можно поговорить, чтобы другие могли планировать работу с вами. Явно пропишите сроки ответа на почту, сообщения, перезвон по пропущенным звонкам, согласования документов, протоколов встреч и т.п.

Правила самоорганизации

Исполнение планов требует самоорганизации. Чтобы исполнить план, его надо держать в письменном виде перед глазами, все время возвращаться к нему и обдумывать исполнение. Поэтому во время постановки задачи все относящиеся к делу детали обсуждения необходимо фиксировать письменно. Для этого нужны свободные руки, поэтому используйте гарнитуру либо громкую связь, имейте под рукой бумагу и ручку либо ведите заметки на компьютере.

Установите себе график работы и придерживайтесь его, поставьте будильники на начало рабочего дня, его окончание и на обеденный перерыв. Отразите график своей работы и доступности на странице в Confluence с учетом больничных, отпусков и других запланированных отсутствий.

Этих двух элементов — письменных планов и структурированного рабочего времени обычно достаточно для эффективной удаленной работы.

Если эффективно работать в таком режиме не получается, разбейте планы на более детальные промежутки “в течение следующего часа я должен сделать то-то” и попросите руководителя позвонить вам через час, обсудить, получается ли держать нужный темп работ и что надо сделать для выполнения планов. Вовремя признавайтесь себе и руководителю, что вы не можете удаленно работать с нужной скоростью.

Помните главное правило: “Руководитель должен владеть ситуацией, чтобы суметь что-то в ней исправить”.

Борьба с ленью и отвлечениями

Исполнению планов часто мешают домашние и нерабочая обстановка. Если вас отвлекает Интернет, соцсети, YouTube, то установите детский режим с ограничением времени в день, поменяйте пароль на сложный, запишите его на бумажку, спрячьте бумажку далеко в шкаф, соблюдайте установленный график работы. Выпишите на бумажку все отвлечения, которые у вас обычно бывают, и придумайте как усложнить к ним доступ. Обычно если доступ к отвлечениям занимает больше 40 секунд, то оно перестает работать.

Объясните домашним, что вас нет, вы на работе. Проведите четкие границы между рабочим и личным временем и отслеживайте их соблюдение.

Если вы ленитесь приступить к выполнению задачи, то скорее всего, она просто для вас неясна. Если вы поймали себя на том, что вы не делаете назначенную задачу, свяжитесь с руководителем и начните обсуждать ее, пока не поймете, какой должен быть первый шаг. Помните, в большинстве случаев руководитель должен обеспечить ясную и однозначную постановку задачи.

Бывает, что никто не понимает как достичь той или иной цели. Тогда вы работаете не с задачей, а с проблемой. Убедитесь, что руководитель, исполнитель и все соисполнители понимают, что это проблема и необходимо найти и зафиксировать способ ее решения. Решение проблем часто приводит к отвлечениям, в таких случаях принимайтесь за решение других задач, мозг подсознательно будет искать варианты решения поставленной проблемы.

Планирование и контроль работы

При переходе на удаленную работу планы начинают играть куда более важную роль. Вы должны компенсировать более слабую организационную структуру более сильной структурой планов и отчетов. Хорошее планирование не означает, что планы должны быть детальными и объемными. В первую очередь это означает, что они должны однозначно указывать цель и ответственного за ее достижение, за задачу. На верхнем уровне задача указывает на изделие/составную часть и на документ, который надо подготовить (схема принципиальная, спецификация, смета). При детализации задач верхнего уровня должна прослеживаться логическая связь от ежедневных задач к задачам верхнего уровня.

На один день надо ставить 1-3 задачи, но делать их все. Так будет понятна скорость работы.

Циклы планирования

Планирование может происходить в группах, между руководителем и исполнителем, между исполнителями и индивидуальное планирование. Любой план должен фиксироваться в письменном виде, а его исполнение отслеживаться.

Планирование верхнего уровня групповое и происходит раз в две недели. Результатом этого планирования является уточненный состав работ по рабочим группам и карта создания результатов проекта.

Планирование по рабочим группам происходит раз в неделю. Результатом этого планирования являются новые задачи исполнителям.

Планирование между руководителем и исполнителем, между исполнителями и индивидуальное планирование происходит на ежедневной основе. Результатом этого планирования является список задач, который надо сделать за сегодня-завтра и обновленный список задач исполнителя.

Задачи и результат выполнения должны быть зафиксированы в JIRA.

Встречи должны быть внесены в календари Outlook у всех участников.

Планирование должно опираться на согласованные в описании проекта контрольные точки, график крайних дат готовности материалов по этим контрольным точкам, на системную архитектуру. Планы не должны нарушать принятые и зафиксированные в Confluence архитектурные решения по проекту.

Циклы контроля

Исполнение всех планов должно быть проконтролировано. В случае, если неисполнение планов или несвоевременное исполнение планов угрожает срыву графика работ по проекту, необходимо ставить в известность руководителя.

Цикл контроля должен быть ежедневный, исполнители должны каждый день проходиться по всем назначенным на них задачам. Поэтому вести списки задач необходимо обязательно, лучше всего использовать JIRA. Если вы берете задачу в работу, это автоматом означает, что вы даете по ней какое-то обязательство по срокам выполнения и качеству работ. Оговорите эти сроки и качество.

Обработка отклонений от планов

Планы — это наши более или менее квалифицированные догадки о будущем. Задача планов не давать точное предсказание будущего, их точность должна быть достаточной для того, чтобы исполнители договаривались по совместным действиям. Поэтому необходимость уточнения и корректировок планов диктуется только тем, нужны ли эти уточнения другим, повлияют ли эти уточнения и  корректировки на их действия. Никому не нужны более точные планы сами по себе.

Чем жестче ограничения, тем точнее должны быть планы и тем чаще должны происходить корректировки и тем чаще надо сообщать другим о ходе работ и корректировках.

Любой план после его исполнения необходимо обсудить в группе и понять, что сработало, а что нет.

Отклонения от планов должны быть своевременно зафиксированы, обсуждены с руководителем и соисполнителями, которые зависят от этих планов, и по результатам этих обсуждений должна быть подготовлена новая версия плана.

Структурированное общение

Правила формулирования фактов и построения аргументации

При удаленном общении особенно важно разделять факты от мнений. И факты и мнения необходимо тщательно формулировать, избегать неточностей и противоречий. Во время общения всегда держите рамку обсуждения, не выходите за границы заранее заявленного предмета обсуждения. Стройте логические цепочки аргументов и обоснований с опорой на цели проекта, графики контрольных точек, технические задания и архитектуру. Пополняйте словарь проекта стандартными терминами.

Правила проведения совещаний

Перед началом любой встречи всегда назначайте секретаря. Секретарь обязан письменно зафиксировать цель встречи, повестку, роли участников, время и место проведения встречи, вести протокол встречи, согласовать этот протокол после окончания встречи со всеми участниками и разослать согласованный протокол в этот же день. В протоколе должны быть указаны обязательства участников встречи по тому кто, что и в какие сроки предоставляет и передает. Секретарь должен убедиться, что сам лично понимает как задачи в протоколе позволяют достичь цели встречи и в случае, если ему/ей что-то непонятно или неясно, уточнить у участников содержание договоренностей, скорректировать цель встречи, дополнить протокол и довести его актуальную версию до всех участников.

Для онлайн совещаний по Скайп пользуйтесь режимом  виртуального флип-чарта, это позволяет сильно улучшить коммуникацию. Старайтесь использовать видеосвязь, такое общение более эффективно, чем просто голос. Исключение — при массовой удаленной работе ограничьте видеосвязь, скачивание больших файлов, работу с базами данных по большим запросам, т.к. высокая нагрузка на сеть может вызвать сбои в работе VPN, JIRA и Confluence.

Для совещаний с многими участниками секретарь должен убедиться, что все участники присоединились, выяснить причины отсутствия, дать возможность высказаться всем приглашенным на встречу.

Все участники должны добросовестно выполнять назначенные на них роли.

Правила постановки задач

Если у руководителя нет времени письменно поставить задачу исполнителю, то исполнитель должен сам сформулировать задачу, поставить ее себе и подтвердить у руководителя, что задача, результат и ограничения сформулированы верно.

Время на постановку задачи должно быть гораздо меньше, чем время, отведенное на ее исполнение. Не должно быть ситуации, когда поставить задачу почти так же сложно, как и сделать самому, если такая ситуация возникла, то вы явно делаете слишком детальные планы. Полагайтесь на сообразительность исполнителя.

Постановка задачи должна включать в себя замысел, цель, описание формы результата и ограничения по срокам.

Источник: Документ