О конфиденциальном уничтожении документов

Андрей Отинов -

Порядок в документах — основа успешной работы любой компании. Для этого на предприятиях и в офисах создают архивы. Но в процессе деятельности любого архива рано или поздно появляются дела, которые необходимо уничтожить. Чаще всего, это связано с тем, что истекает срок их хранения.

Обязательно ли уничтожать бумаги с истекшим сроком годности?

Нет. Это не обязанность, а право организации. Если вы не видите необходимости заниматься этим, бумаги могут лежать у вас вечно. Другое дело, что большинство руководителей стремятся оптимизировать процессы и траты, а залежи ненужных документов, во-первых, усложняют работу с необходимыми бумагами, а во-вторых — занимают место (а офисные площади сейчас не дешевые).

В результате большинство руководителей решают, что от всего ненужного требуется своевременно избавляться.

Когда выходят сроки хранения документов?

Однозначно ответить на этот вопрос нельзя, потому что все зависит от типа документа. Все бумаги делят на:

  • временные — срок их хранения не превышает 10 лет;
  • долговременные — их нужно беречь больше 10 лет;
  • бессрочные — у них нет окончания срока хранения, в случае ликвидации их, а также все бумаги по личному составу нужно передавать в государственный архив.

Можно ли уничтожить бумаги самостоятельно?

Да, если соблюдена процедура уничтожения и оформлены все сопроводительные документы. Уничтожение обязательно должно быть подтверждено соответствующими актами, а сам процесс представляет собой следующую последовательность операций:

  • после выделения дел к уничтожению, нужно освободить бумажную массу от всех посторонних элементов (скрепки и скобки, файлы и папки, веревки, шнуры и т.д.);
  • затем бумага тщательно измельчается шредером;
  • полученное сырье отправляется на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты;
  • на актах делается отметка или составляются дополнительные акты о проведенной процедуре.

Казалось бы, ничего сложного. Но почему же тогда многие руководители выбирают конфиденциальное уничтожение бумаг? Сложного, действительно, ничего нет. Но представьте, что у вас 120 кг бумаги. А если несколько тонн? С офисным шредером можно потратить на это все рабочее время и не успеть.

При больших объемах услуги профессионалов становятся необходимостью. А в крупных компаниях такие большие объемы появляются практически каждый год. К тому же услуга уничтожения совсем не дорогая, например, в петербургской компании ПГА, она стоит 5 или 10 рублей за кг в зависимости от веса.