Как выдать сотруднику бизнес-карту и поставить лимит расходов

Андрей Отинов -

Корпоративная карта с установленным лимитом помогает оплачивать рабочие расходы без выдачи сотруднику наличных средств из кассы. Такой инструмент удобен для командировок, закупок, представительских мероприятий, хозяйственных расходов и других задач, связанных с деятельностью организации. При этом сама карта не отменяет внутреннего контроля: необходимо заранее определить назначение расходов, порядок подтверждения операций и ответственность держателя карты.

В типовой схеме организация заключает договор с банком, открывает или использует корпоративный счет и оформляет карту для конкретного сотрудника. Сотрудник получает право пользоваться картой в пределах установленных условий, но не становится владельцем денежных средств организации. Конкретные возможности зависят от договора с банком, тарифного плана и выбранного продукта.

Зачем организации корпоративная карта с лимитом

Лимит ограничивает сумму операций и тем самым снижает риск непредусмотренных расходов. Его размер и условия использования следует связывать не с должностью сотрудника сами по себе, а с задачами, которые ему поручены. Например, для регулярных хозяйственных покупок может потребоваться один порядок, а для краткосрочной командировки — другой.

До оформления карты организации полезно ответить на несколько вопросов:

  • какие расходы разрешены сотруднику;
  • в какой период и на какую сумму требуется доступ к средствам;
  • допускается ли снятие наличных;
  • нужны ли покупки в интернете или операции за пределами России;
  • кто подтверждает расходы и проверяет документы;
  • что делать при утрате карты, подозрительной операции или нарушении установленного порядка.

Ответы желательно закрепить во внутреннем положении или ином локальном документе. В нем можно описать цели использования карты, допустимые категории расходов, порядок согласования крупных покупок, сроки представления подтверждающих документов и процедуру возврата неиспользованных средств.

Лимит выполняет сразу несколько функций. Он помогает отделить текущие рабочие расходы от иных платежей, задает понятные рамки для сотрудника и дает организации дополнительный инструмент для обнаружения отклонений. Однако один только лимит не заменяет проверку первичных документов и сопоставление операций с поручениями сотрудника.

Проверить доступный вариант можно на странице Т-Бизнеса.

Какие ограничения можно установить

Набор ограничений определяется условиями банка и настройками конкретной корпоративной карты. Поэтому перед выдачей нужно проверить, какие параметры действительно поддерживаются выбранным продуктом. Обычно рассматривают следующие виды ограничений.

Общий лимит. Это максимальная сумма, доступная по карте или связанному с ней счету за выбранный период. Период может быть установлен правилами продукта или задан организацией в пределах доступных банковских настроек.

Периодический лимит. Организация может определить допустимый объем расходов на день, неделю или месяц. Такой вариант подходит для регулярных закупок и помогает не расходовать весь доступный объем в начале расчетного периода.

Ограничение на одну операцию. Оно не позволяет провести платеж выше установленной суммы. Такой параметр полезен, если сотруднику разрешены небольшие покупки, но не разрешены крупные платежи без дополнительного согласования.

Ограничение на снятие наличных. Для карты можно отдельно определить возможность снятия наличных и предельную сумму таких операций. Если наличные для поставленной задачи не нужны, соответствующую возможность разумно отключить либо установить минимальный предел.

Ограничение по способу оплаты. В зависимости от условий банка можно разграничить операции в торговых точках, в интернете, через банкоматы или с использованием бесконтактных платежей. Доступность отдельных настроек нужно уточнять у банка.

Ограничение по категориям торговых точек. Некоторые банковские продукты позволяют блокировать отдельные категории операций или, наоборот, разрешать только определенные типы покупок. Категоризация зависит от данных, передаваемых торговой точкой, поэтому такой фильтр не следует считать единственным способом контроля.

Территориальные ограничения. Для карты могут быть важны операции в конкретных регионах или за пределами страны. Если сотрудник не совершает зарубежных покупок, соответствующие операции можно ограничить. Для командировки настройки следует изменить заранее и затем вернуть к обычному режиму.

Временные ограничения. Иногда требуется разрешить использование карты только на срок командировки, проекта или разовой закупки. Временный лимит уменьшает вероятность того, что карта останется активной после завершения поручения.

Не все перечисленные параметры доступны одновременно. Внутренний документ организации не должен обещать сотруднику конкретную настройку, если она не предусмотрена договором и техническими возможностями банка.

Как настроить лимиты до выдачи карты

Настройку лучше проводить последовательно, чтобы ограничения соответствовали реальной задаче и не мешали законным рабочим платежам.

Сначала формулируют назначение карты. Нужно указать, для каких расходов она будет использоваться, кто будет держателем, требуется ли постоянный или временный доступ и какие операции являются недопустимыми. Одной общей формулировки «на хозяйственные нужды» может оказаться недостаточно, если в организации несколько подразделений и разные виды расходов.

Затем оценивают предполагаемый объем платежей. Для этого можно проанализировать прежние расходы по аналогичным поручениям, стоимость командировки, утвержденную смету или план закупок. Лимит целесообразно устанавливать с небольшим рабочим запасом, но без чрезмерного увеличения. Слишком низкое значение приводит к частым срочным изменениям, а слишком высокое ослабляет контроль.

Перед оформлением откройте Т-Бизнес и сверьте актуальные условия.

После этого определяют отдельные ограничения:

  1. максимальную сумму на период;
  2. предельную сумму одной операции;
  3. возможность снятия наличных;
  4. доступ к интернет-платежам;
  5. разрешенные категории и территории;
  6. срок действия временных настроек;
  7. порядок изменения параметров по заявке ответственного лица.

До передачи карты сотруднику следует проверить, что выбранные параметры внесены корректно. Важно отдельно сверить общий лимит, лимит на одну операцию и ограничения по наличным: эти значения могут настраиваться раздельно. Также необходимо проверить дату начала действия временной настройки, если карта выдается для конкретного мероприятия или поездки.

Сведения о лимите и правилах использования лучше передать сотруднику в письменном виде. В документе следует указать назначение карты, запрещенные операции, порядок подтверждения расходов, срок отчета, контакты ответственного лица и действия при утрате карты. Сотрудник должен понимать, что банковское одобрение платежа еще не означает, что расход разрешен внутренними правилами организации.

Как организовать выдачу и последующий контроль

Выдачу карты удобно разделить на несколько этапов. Ответственный сотрудник готовит заявку с указанием держателя, подразделения, назначения карты и необходимых ограничений. Уполномоченное лицо согласовывает заявку, после чего банк или обслуживающий администратор выполняет оформление и настройку.

При передаче карты фиксируют сам факт выдачи и ознакомление сотрудника с правилами. В зависимости от принятого в организации порядка это может быть акт, расписка, электронное подтверждение или запись в реестре. В реестре полезно указывать сотрудника, последние цифры карты, назначение, дату выдачи, установленный режим и ответственного за контроль. Полные реквизиты карты и коды доступа не следует включать в документы, доступные широкому кругу работников.

Для каждой операции сотрудник должен сохранить подтверждение: кассовый документ, электронный чек, счет, акт, маршрутный документ или иной документ, предусмотренный правилами организации. Если платеж связан с конкретным поручением, к отчету стоит прикладывать его реквизиты или краткое описание цели. Это облегчает проверку и позволяет отличить рабочую покупку от операции, совершенной по ошибке.

Когда решение принято, перейдите в Т-Бизнес и проверьте предложение.

Контроль можно разделить на текущий и итоговый. Текущий контроль включает просмотр уведомлений, выписки и необычных операций. Итоговый контроль проводится после завершения командировки, закупки или другого задания и включает сопоставление суммы платежей с отчетом сотрудника. При обнаружении несоответствия нужно зафиксировать обстоятельства, запросить пояснения и применить порядок, установленный внутренними документами.

Если сотрудник переводится, увольняется, меняет должность или завершает проект, организация должна своевременно проверить необходимость дальнейшего доступа к карте. При утрате карты сотрудник обязан незамедлительно сообщить ответственному лицу и в банк по установленному каналу. До выяснения обстоятельств карту следует заблокировать, если это предусмотрено процедурами организации.

Изменение лимита также должно быть управляемым. В заявке на изменение указывают причину, новый размер или режим, срок действия и лицо, которое согласовало настройку. Для временного увеличения лимита полезно заранее установить дату возврата к обычному значению. После изменения следует убедиться, что оно действительно вступило в силу, а после завершения срока — проверить возврат к исходным параметрам.

Корпоративная карта с лимитом работает наиболее надежно, когда банковские настройки и внутренние правила дополняют друг друга. Банк технически разрешает или блокирует операцию, а организация определяет, была ли она связана с рабочей целью и подтверждена надлежащим образом. Поэтому при выдаче карты важно одновременно настроить ограничения, определить ответственность и обеспечить понятный порядок отчетности.

Что почитать дальше

Обложка вдохновлена картиной Квентина Массейса «Меняла с женой» (1514). Посмотреть оригинал в коллекции Лувра.